Nhiều cá nhân và tổ chức tại Vĩnh Phúc đã được trải nghiệm dịch vụ công “không giấy tờ” trong hơn 2 tháng thử nghiệm. Đây là kết quả của việc ứng dụng đồng thời chữ ký số, bàn ký điện tử và Zalo trong công tác giải quyết thủ tục hành chính.
“Lợi ích của tôi là nhận được thông tin trực tiếp từ khi tiếp nhận cho đến khi có kết quả trả hồ sơ thông báo đến tin nhắn trên Zalo của điện thoại. Chúng tôi biết được khi nào tiếp nhận được và khi nào có kết quả” – anh Nguyễn Tiến Hưng, Trung tâm Y tế huyện Vĩnh Tường (Vĩnh Phúc) nói.
Đi không cần bút, về không mang giấy
Trước đây, sau khi nộp hồ sơ, giấy “Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” sẽ được in 2 bản. Trên đó, người thực hiện thủ tục hành chính và công chức tiếp nhận hồ sơ cùng ký và ghi rõ họ tên. Mỗi bên sẽ giữ một bản để phục vụ cho việc tra cứu, nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Việc này không chỉ tốn nhiều thời gian in ấn và cất trữ, mà còn dẫn đến nhiều tình huống không mong muốn như thất lạc, hư hỏng giấy hẹn.
 |
| Sử dụng bản in giấy dẫn đến nhiều tình huống không mong muốn như thất lạc, hư hỏng giấy hẹn. |
Tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc, người thực hiện thủ tục hành chính sẽ ký trên bàn ký điện tử thay cho bút viết. Công chức sử dụng chữ ký số được cấp để xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ. 2 chữ ký này được phần mềm tự động đưa vào đúng ví trí, hình thành nên giấy “Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” điện tử (định dạng PDF).
Giấy “Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” điện tử được chuyển đến điện thoại của người dân thông qua Zalo. Đồng thời, 1 bản giấy hẹn điện tử nữa sẽ được chuyển về cơ quan thụ lý qua phầm mềm Hành chính công. Giấy hẹn của người dân (gửi qua Zalo) và giấy hẹn tại cơ quan nhà nước đều được lưu trữ ở dạng điện tử.
 |
| Giấy “Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” điện tử được Trung tâm Hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc gửi qua tin nhắn Zalo đến điện thoại của người dân. |
Trong cả quá trình tiếp nhận hồ sơ, người dân không dùng đến bút viết, cũng không cần mang về thêm một giấy tờ nào. Giấy hẹn trả kết quả đã được gửi qua Zalo, tin nhắn thông báo sẽ xuất hiện mỗi khi có sự thay đổi tình trạng giải quyết hồ sơ.
Trả phí và nhận kết quả hồ sơ chỉ với một mã QR
Trong tin nhắn Zalo, Trung tâm Hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc có gửi tới người thực hiện thủ tục hành chính một mã QR. Mã QR này được sử dụng để trả phí, lệ phí và nhận kết quả giải quyết hồ sơ.
Nếu hồ sơ phải nộp phí trước khi thụ lý, tin nhắn Zalo sẽ thông báo mức phí, lệ phí tương ứng với mã hồ sơ phải nộp. Cán bộ ngân hàng sử dụng máy đọc mã QR trên điện thoại người dân và thực hiện thu phí. Tin nhắn Zalo xác nhận nộp phí sẽ được gửi qua Zalo.
Khi hồ sơ được thụ lý xong, kết quả sẽ được đưa về Trung tâm Hành chính công. Cán bộ Trung tâm sẽ kiểm tra chất lượng, nếu đạt sẽ xác nhận kết quả. Ngay lúc này, một tin nhắn Zalo thông báo kết quả sẽ được gửi đến người dân.
Tại bàn trả kết quả ở Trung tâm Hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc, công chức quét mã QR trong tin nhắn Zalo. Toàn bộ kết quả hồ sơ cần trả sẽ được hiển thị trên màn hình để công chức nắm được. Người dân xác nhận việc nhận kết quả bằng cách ký tên lên bàn ký điện tử, kết thúc quá trình thực hiện hồ sơ thủ tục hành chính. Nếu đăng ký nhận kết quả qua đường bưu chính công ích, nhân viên bưu điện sẽ chuyển phát kết quả hồ sơ tại địa điểm đã đăng ký.
“Một giải pháp tích hợp bộ ba (chữ ký số, bàn ký điện tử và Zalo) ứng dụng trong giao dịch thủ tục hành chính và đã được UBND tỉnh đồng ý thực hiện. Qua thời gian triển khai và thử nghiệm, hệ thống đã nghiệm thu, được đánh giá thực sự có hiệu quả, giảm chi phí có cả nhà nước và doanh nghiệp, người dân, hạn chế việc phải sử dụng bản giấy, phải đi lại nhiều. Nhiều tính năng thực sự tiện ích cho cả doanh nghiệp, người dân và tiết giảm chi phí nhà nước” – ông Lê Duy Thành, Phó chủ tịch thường trực UBND tỉnh Vĩnh Phúc, đánh giá.
