Chuyển đổi số thực tế khác gì so với kế hoạch trên giấy?

Ông Trần Khánh Long hiện là quản lý dự án Baemin Việt Nam, từng là chuyên gia chuyển đổi số cho nhiều doanh nghiệp lớn như Tiki, Lazada hay GHN. Những câu chuyện của Baemin và Giao Hàng Nhanh (GHN) được ông Long chia sẻ trong chương trình DX Podcast của SmartOSC DX phần nào giúp độc giả hình dung sự khác biệt giữa một dự án số hóa thực tế so với kế hoạch trên giấy.

Hiểu đúng và đủ về chuyển đổi số

Nhiều người nghĩ chuyển đổi số đơn thuần là chuyển đổi về mặt công nghệ. Tuy nhiên, với ông Long, một dự án số hóa khi triển khai cần chuyển đổi cả 3 yếu tố cốt lõi: Con người, mô hình và chiến lược kinh doanh, công nghệ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần so sánh những giá trị mới dự án đó đem lại với chi phí và nguồn lực công ty bỏ ra. Chi phí đầu tư cho một dự án số chắc chắn không nhỏ, nhưng nếu giúp giải quyết các nút thắt của doanh nghiệp, góp phần đẩy mạnh doanh thu và tăng trưởng, đó có thể xem là khoản đầu tư xứng đáng.

Để dễ dàng đặt lên bàn cân so sánh giữa hiệu quả và nguồn lực, ông Long chỉ ra đa số doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi số trước ở những mảng đem lại kết quả ngắn hạn, dễ thấy như tăng doanh thu hay nguồn khách hàng. Đây là nguồn động lực chính, đồng thời là bước đà cho các kế hoạch dài hơi trong tương lai, sau khi tổ chức nhìn thấy những giá trị tích cực mà chuyển đổi số đem lại.

Hành trình chuyển đổi số trên thực tế diễn ra như thế nào?

Theo ông Long - người đã có hơn 9 năm kinh nghiệm quản lý và thực hiện các dự án chuyển đổi số trong ngành thương mại điện tử (e-commerce), logistics điện tử (e-logistics) và công nghệ thực phẩm (foodtech), một hành trình chuyển đổi số thực tế, tiêu chuẩn cần trải qua 6 bước.

6 bước này gồm: Xác định mục tiêu và các tiêu chí đo lường hiệu quả của dự án; chuẩn hóa quy trình và dữ liệu; chuyển đổi dữ liệu và quy trình thành các tính năng trong giải pháp; triển khai hệ thống (kiểm thử phần mềm, xử lý các vấn đề phát sinh, đào tạo người dùng,…); đo lường hiệu quả; tiêu chuẩn hóa quy trình, xác định các tiêu chí quản lý hệ thống và tiến hành bàn giao cho đội nội bộ trong doanh nghiệp vận hành.

Một yếu tố quan trọng khác nhiều doanh nghiệp thường bỏ quên là xác định rõ những thành viên tham gia hành trình chuyển đổi số, cũng như vai trò cụ thể của họ.

Theo ông Long, có 2 nhóm chính tham gia vào quá trình chuyển đổi số là nhóm “thực thi” - những người trực tiếp triển khai dự án và “stakeholders” - các bên liên quan gián tiếp, có thể bị ảnh hưởng khi dự án được triển khai.

“Stakeholders” và “thực thi” là 2 nhóm chính tham gia vào quá trình chuyển đổi số.

Câu chuyện thành công của Baemin Việt Nam và GHN

Baemin là một trong 3 ông lớn ngành foodtech tại Việt Nam. Tuy nhiên, giai đoạn đầu gia nhập thị trường, doanh nghiệp này gặp không ít rào cản trong khâu xử lý đơn tiếp nhận của đối tác, ảnh hưởng tới tốc độ mở rộng thị phần.

Để giải quyết dứt điểm vấn đề, Baemin lựa chọn triển khai giải pháp số CRM nhằm tăng năng suất quy trình xử lý đơn tiếp nhận đối tác mới (gồm cả tài xế và nhà hàng), từ đó rút ngắn thời gian, tăng tốc kế hoạch mở rộng.

Dự án đã mang đến những tín hiệu tích cực khi giảm thời gian từ 2-3 tuần xuống một tuần cho quy trình xử lý tiếp nhận đối tác mới. Baemin đang tiếp tục tối ưu quy trình này.

Baemin triển khai giải pháp số CRM để tăng năng suất quy trình xử lý đơn tiếp nhận đối tác mới.

Trong khi đó, theo cựu quản lý dự án fulfillment services (bàn giao vận chuyển để khách nhận được đơn hàng/xử lý đơn hàng đổi trả) của GHN, nhờ triển khai chuyển đổi số nhanh chóng khâu này, doanh nghiệp đã giảm ít nhất 30% chi phí vận hành của đối tác là các nhà bán hàng.

Ngoài ra, chuyển đổi số cũng giúp GHN tối ưu quy trình theo dõi hiệu quả làm việc của từng nhân viên, đồng thời tăng năng suất xử lý công việc. Hiệu quả ghi nhận tốc độ xử lý đơn hàng của GHN đã tăng 30-50% so với thời điểm trước khi ứng dụng chuyển đổi số vào vận hành.

Một đối tác tốt không chỉ đáp ứng 100% nhu cầu khách hàng

Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để tự triển khai một dự án chuyển đổi số. Do đó, lựa chọn đối tác phù hợp cũng là một trong những yếu tố tiên quyết làm nên thành công của một dự án số.

Ông Long cho biết để đánh giá về mức độ phù hợp của đối tác, doanh nghiệp cần cân nhắc 3 phạm vi: Giúp doanh nghiệp xác định cụ thể nhu cầu và phân tích rõ hiệu quả mong đợi về giải pháp; trực tiếp tham gia tư vấn, thiết kế giải pháp, đào tạo cho nhân viên và người dùng; tư vấn những cách thức triển khai hiệu quả dựa trên thế mạnh và kinh nghiệm thực tế để đảm bảo giải pháp phù hợp doanh nghiệp.

Lựa chọn đối tác phù hợp là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của dự án chuyển đổi số.

Tổng hòa những yếu tố trên, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng xây dựng hệ thống giải pháp có quá nhiều tính năng dư thừa, chồng chéo và gây khó hiểu cho người dùng.

Để hiểu thêm về chuyển đổi số qua những câu chuyện thực tế, độc giả theo dõi chia sẻ của ông Trần Khánh Long tại SmartOSC DX Podcast.